Procesos automáticos de pre-revisión de entradas y notas de crédito.

Estos procesos se llevan a cabo la primera vez que un documento se abre para su revisión cuando ya se encuentra en el corporativo.

Validación de zona de costos.

Validación de precio de lista.

Validación de descuentos.

Validación de mercancía sin cargo.

Validación de tasa de iva.

Actualización de costos en catálogo.

Validación de la razón social del proveedor de acuerdo a la orden de compra original.

Validación del proveedor igual en el detalle de los productos.

Validación del departamento.

Validación de los límites de crédito del proveedor.

Revisión de totales y descuentos.

Validaciones
El sistema no permite realizar un pago que exceda al monto de la factura más un porcentaje de tolerancia. El porcentaje de tolerancia predeterminado es del 100%. No hay ajustes parametizables por lo que se requiere solicitud a Alaro para su modificación.

No es posible pagar más del importe de la factura

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El sistema requiere que se capture un motivo de diferencia cuando esta existe. El motivo debe tener más de ocho caracteres de longitud

Por consistencia contable debe especificar el motivo de la diferencia. (mínimo 8 caracteres)

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Manual (Sección Estructural)

Ubicación	Proveedores Revisión de Facturas
Tipos de movimiento	ent01
Acciones	validación de campos
Campos y cálculos	Total a pagar (modificado) : movimientos.vgtotal Total original (sin modificación) : (movimientos.vsindre*1.16)+movimientos.esindre Diferencia en el pago : movimientos.vgtotal-((movimientos.vsindre*1.16)+movimientos.esindre)

Informe Automático a Proveedor

El sistema realiza el informe de correo electrónico al proveedor de forma automática utilizando el servicio de correo del sistema operativo configurado por el usuario.

La configuración del servicio de correo del usuario puede hacerse en su registro del directorio dentro de la carpeta sistemas subcarpeta aplicaciones.



La configuración del correo destino del proveedor puede hacerse en su registro del directorio dentro de la carpeta generales pudiendo establecer más de una dirección de correo utilizando comas como separador.



Si la dirección de correo del proveedor es válida y se cuenta con un servicio funcional de envío de correo el sistema realizará y transmitirá al proveedor el informe correspondiente a la entrada una vez que esta sea efectuada.


Manual (Sección Estructural)

Ubicación aplicativa	En suscursal - Compras -- Ordenes de Compra
Ubicación configurativa para servicio de correo	Directorio - Sistemas -- Aplicaciones
Ubicación configurativa para correo del proveedor	Directorio - Generales
Tipos de movimiento	pep01 ent01
Requisitos	servicio de envío de correos del sistema operativo funcional

Importación de entradas de sucursal para procesos de revisión.

Las entradas elaboradas en sucursal son enviadas al corporativo de cinco formas diferentes.

Envío instantáneo.

Cuando se realiza la entrada en la sucursal esta se transmite directamente al corporativo, si hay conexión.

Consolidación corporativa.

En los procesos nocturnos de concentración corporativa se realiza un barrido de todas las sucursales trayendo las entradas que no esten marcadas como "migrada".
La entrada NO será migrada si el folio ya existe en el corporativo (criterio de folio único de entrada).

Bajo demanda por ausencia para entradas recientes.

Cuando el revisor teclea el número de entrada y la tienda el sistema verifica que ya esté en la base corporativa, de lo contrario obtiene la entrada directamente de la sucursal.
La entrada NO será migrada si el folio ya existe en el corporativo (criterio de folio único de entrada).

Bajo demanda por ausencia para entradas antigüas.

Cuando el revisor teclea el número de entrada y la tienda el sistema verifica que ya esté en la base corporativa, de lo contrario obtiene la entrada directamente de la sucursal. En caso de que la ventana de tiempo establecida para mantenimiento de datos en sucursal haya sido rebasada, el sistema busca la entrada en la base respaldo corporativa.
La entrada NO será migrada si ya existe en el corporativo (criterio de folio único de entrada).

Bajo demanda forzosa.

Cuando el revisor teclea el número de entrada y la tienda el sistema verifica que ya esté en la base corporativa, de lo contrario obtiene la entrada directamente de la sucursal. En caso de que la ventana de tiempo establecida para mantenimiento de datos en sucursal haya sido rebasada, el sistema busca la entrada en la base respaldo corporativa.
Sin embargo, en esta forma, si la entrada ya existe en el corporativo se borra completamente y vuelve a migrarse desde la tienda con lo que toda información de revisión e incluso de pagos relacionados a esa entrada se perderán.
Debido a lo delicado de este funcionamiento su operación se controla por medio de una clave confidencial.

Manual (Sección Estructural)

Ubicación aplicativa	Corporativo - Compras
Tipos de movimiento	ent01
Accesos de Seguridad	Ctrl-O Ctrl-o Ctrl-Shift-M Ctrl-Shift-m

Control de pago a documentos de ejercicios anteriores :


Con el objetivo de proporcionar un método para controlar el pago de documentos de ejercicios anteriores que brinde al área contable aplicaciones de consulta y autorización se libera la herramienta de control para pago a documentos de ejercicios anteriores.


Ubicación

Proveedores > Revisión de Facturas.

Restricciones de Acceso

Sólo usuarios pertenecientes a grupos con permiso de "AUTORIZADO A PAGAR DE EJERCICIOS ANTERIORES"

La aplicación sólo es operativa en el corporativo.

Documentos Restringidos

Entradas con saldo pendiente y ...

con fecha del ejercicio anterior que se pretendan revisar/pagar a partir del día 1 de abril del ejercicio actual y ...

que no cuenten con la autorización correspondiente.

Procedimiento para solicitar autorización

Seleccionar la entrada en la lista.

Proceder a revisión como se hace normalmente

Si el documento no cumple con los requerimientos el sistema mostrará un cuadro de diálogo : Si desea que el documento se incluya en la lista de autorización oprima el botón "Solicitar Autorización", en caso contrario sólo cierre el cuadro de diálogo.

Procedimiento para autorizar

Si Ud. es miembro de un grupo con permiso de "AUTORIZADO A PAGAR DE EJERCICIOS ANTERIORES" podrá acceder al menú "Pago Ejercicios Anteriores" dentro de la ventana de revisión de facturas. El menú presenta 3 herramientas.

"Consultar Solicitudes Pendientes" : Muestra todos los documentos con solicitud de autorización por parte de los revisores.

"Consultar Solicitudes Autorizadas" : Muestra todos los documentos con solicitud de autorización por parte de los revisores que ya fueron autorizados.

"Autorizar Documentos Listados" : Solicita confirmación y autoriza los documentos listados en la pantalla :
- Todos los documentos listados en pantalla que tengan solicitud serán autorizados por lo que en un sólo movimiento puede autorizar gran candidad de solicitudes.

- En caso de que requiera autorizar sólo un documento o varios bajo otro criterio (por ejemplo todos las solicitudes de un proveedor en particular) utilice las herramientas de consulta usuales para listar en pantalla los documentos deseados y luego proceda con la autorización tomando en cuenta que sólo se autorizarán documentos que tengan solicitud por parte del revisor y que estén listados en la pantalla.


Manual (Sección Estructural)

Ubicación aplicativa (Solicitud)	Proveedores - Revisión de Facturas -- (Procedimiento habitual de revisión)
Ubicación aplicativa (Autorización)	Proveedores - Revisión de Facturas -- Menú Procesos --- Pago Ejercicios Anteriores
Tipos de movimiento	ent01
Módulos	cappre pago_ej_ant
Acceso de Seguridad	AUTORIZADO A PAGAR DE EJERCICIOS ANTERIORES
Restricción de IP	SOLO SERVIDOR CORPORATIVO
Restricción de Contabilidad	movimientos.vgenpol border=0>="*"
Restricción de Fecha	movimientos.vfecham < "(ejercicio_actual)-04-01"
Restricción de Autorización	movimientos.vpggval=0 (sin autorización) movimientos.vpggval=1 (autorización solicitada) movimientos.vpggval=2 (autorización liberada)

Diccionario de Datos y Relaciones

Campo	Tabla	Tipo de Movimiento	Variable	Detalle
vpggval	movimientos	ent01		0 = No Autorizado 1 = Solicitado 2 = Autorizado

Cancelación de entrada corporativa con afectación a respaldos y a sucursal :


Con el objetivo de proporcionar un método para anular una entrada sin generar una devolución a proveedor (y una nota de crédito por recibir) se habilita la cancelación corporativa.


Ubicación

Cajón de entradas.

Restricciones de Acceso

Sólo usuarios pertenecientes a grupos con permiso de "AUTORIZADO A CANCELAR DOCUMENTOS"

La aplicación sólo es operativa en el corporativo.

Restricciones de Aplicación

La entrada no debe tener notas de crédito aplicadas. (en caso de haberlas se deberán des-aplicar antes de cancelar)

La entrada no debe tener pagos aplicados.

La entrada no debe haber generado póliza contable.

Procedimiento

Seleccionar la entrada en la lista.

Menú Procesos > Cancelar Entrada.

Confirmar la cancelación.

El sistema confirma los procedimientos que va efectuando. *** NO INTERRUMPIR EL PROCESO ***
1) Cancelación de la entrada en servidor corporativo.
2) Cancelación de la entrada en respaldo corporativo y generación de registros de cancelación para cuadraje de inventarios.
3) Cancelación de la entrada en sucursal, generación de registros de cancelación para cuadraje de inventarios y afectaciones a las existencias de los productos.

Manual (Sección Estructural)

Ubicación aplicativa	Cajón de Entradas - Menú Procesos -- Cancelar Entrada
Tipos de movimiento	ent01 ent10
Módulos	cappre cancelar_entrada_corporativa
Acceso de Seguridad	AUTORIZADO A CANCELAR DOCUMENTOS
Restricción de IP	SOLO SERVIDOR CORPORATIVO
Restricción de Contabilidad	movimientos.vgenpol border=0>="*"
Restricción de Pagos Aplicados	movimientos.vpagosh=0
Restricción de Notas de Crédito Aplicadas	movimientos.vncredi=0

Diccionario de Datos y Relaciones

Campo	Tabla	Tipo de Movimiento	Variable	Detalle
vgtotal	movimientos	ent01		0 = Cancelado
vrestan	movimientos	ent01		0 = Cancelado o pagado
vstatus	movimientos	ent01		1 = Cancelado / 0 = Activo
vrefere	movimientos	ent01		Folio Referencia / Cancelado
*	movimientosd	ent10		Valores similares a ent01

Cancelación de devolución corporativa con afectación a respaldos y a sucursal :


Con el objetivo de proporcionar un método para anular una devolución a proveedor aplicada a una entrada que va a ser cancelada se habilita la cancelación corporativa.


Ubicación

Cajón de notas de crédito sobre compras aplicadas.

Restricciones de Acceso

Sólo usuarios pertenecientes a grupos con permiso de "AUTORIZADO A CANCELAR DOCUMENTOS"

La aplicación sólo es operativa en el corporativo.

Restricciones de Aplicación

La nota de crédito no debe estar aplicada a una entrada

La nota de crédito no debe haber generado póliza contable.

Procedimiento

Seleccionar la nota de crédito en la lista en la lista.

Menú Procesos > Cancelar Nota de Crédito.

Confirmar la cancelación.

El sistema confirma los procedimientos que va efectuando. *** NO INTERRUMPIR EL PROCESO ***
1) Cancelación de la nota de crédito en servidor corporativo.
2) Cancelación de la nota de crédito en respaldo corporativo y generación de registros de cancelación para cuadraje de inventarios.
3) Cancelación de la nota de crédito en sucursal, generación de registros de cancelación para cuadraje de inventarios y afectaciones a las existencias de los productos.

Manual (Sección Estructural)

Ubicación aplicativa	Cajón de Notas de Crédito Sobre Compras (Aplicadas) - Menú Procesos -- Cancelar Nota de Crédito
Tipos de movimiento	dep01 dep10
Módulos	cappre cancelar_entrada_corporativa
Acceso de Seguridad	AUTORIZADO A CANCELAR DOCUMENTOS
Restricción de IP	SOLO SERVIDOR CORPORATIVO
Restricción de Contabilidad	movimientos.vgenpol border=0>="*"
Restricción de Notas de Crédito Aplicadas	movimientos.vrestan=0

Diccionario de Datos y Relaciones

Campo	Tabla	Tipo de Movimiento	Variable	Detalle
vgtotal	movimientos	dep01		0 = Cancelado
vrestan	movimientos	dep01		0 = Cancelado o aplicado
vstatus	movimientos	dep01		1 = Cancelado / 0 = Activo
vfolioa	movimientos	dep01		Folio de Entrada Aplicada
*	movimientosd	dep10		Valores similares a dep01

Desaplicación de Notas de Crédito Sobre Compras

Una vez aplicada una nota de crédito a una factura de compra es posible desaplicarla siempre y cuando el cheque o pago no haya sido emitido.
Para efectuar esta desaplicación entre al menú de "Compras" (Corporativo) y luego "Devoluciones Aplicadas"
Seleccione la nota de crédito que desea desaplicar y utlice el menú "Procesos" "Desaplicar Nota de Crédito"

Mensajes

Ud no tiene acceso a esta aplicación

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La nota de crédito 1234 NO está aplicada.

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La entrada 1234 ya fue pagada, no es posible desaplicar la nota de crédito 78.

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La nota de crédito 78 fue desaplicada exitosamente.

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Manual (Sección Estructural)

Ubicación aplicativa	Corporativo - Compras -- Procesos --- Desaplicar Nota de Crédito
Tipos de movimiento	dep01 ent01
Acceso de Seguridad	AUTORIZADO A REACTIVAR MOVIMIENTOS

Detección de notas de crédito del proveedor

La lista de notas de crédito sobre compras se limita a páginas de 5 renglones previniendo el caso en el que existan muchas notas de crédito pendientes.

Las acciones de selección y aplicación de notas de crédito sobre compras se replican en la tabla de control de pago de promociones (movements).

Detección de factura pagada

En caso de que una factura ya se encuentre pagada el sistema emite un aviso indicando el número de cheque y banco con el que se realizó el pago.

El Documento 1234 ya fue pagado con el cheque 5678 cuenta 111222345 Imposible Modificar

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Manual (Sección Estructural)

Ubicación	Proveedores - Revisión de Facturas
Tipos de movimiento	dep01 ent01
Tablas emparejadas	movements

Acceso de Seguridad AUTORIZADO A REACTIVAR MOVIMIENTOS Restricción de IP SOLO SERVIDOR CORPORATIVO